Do 31 grudnia 2018 r., z powodu braku odpowiednich regulacji prawnych, przyjmowano w doktrynie, że akta osobowe tworzy się dla pracownika, a nie dla danego stosunku pracy. Decyzję czy kontynuować prowadzenie poprzednich akt osobowych, czy też z powodu nawiązania kolejnego stosunku pracy, zakładać nowe – pozostawiano pracodawcy. Stanowisko o kontynuowaniu teczki osobowej nie zawsze jednak było podzielane przez inspektorów PIP.
Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy, która weszła w życie w dniu 1 stycznia 2019 r., rozwiała powyższe wątpliwości pracodawców i działów kadr. Odpowiedź znajduje się w art. 94(5) § 1 k. p.: w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca powinien kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Niestety ustawodawca przewidział od ww. zasady kilka wyjątków i wskazał przypadki, w których jeden pracownik będzie musiał mieć dwie teczki osobowe. Związane jest to przede wszystkim ze zmianą dotyczącą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, która w przypadku stosunku pracy nawiązanego przed 1 stycznia 2019 r., powinna być przechowywana przez 50 lat od daty ustania tego zatrudnienia, a w przypadku stosunku pracy zawartego od/po 1 stycznia 2019 r. – przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ten stosunek pracy ustał. Ustawodawca wykluczył kontynuowanie „starej” teczki osobowej, jeżeli dokumenty z poszczególnych stosunków pracy będą objęte różnymi okresami przechowywania.
Należy przy tym mieć na uwadze art. 9 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz. 357), zgodnie z którym: „W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art. 94(5) ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.”
Powyższy przepis stanowi ogólnie o „dokumentacji pracowniczej”, w skład której wchodzą m.in. akta osobowe. Jego literalna wykładnia prowadzi do wniosku, że w sytuacji gdy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. i rozwiązany po tym dniu, a następnie zawarto kolejną umowę o pracę, to dla pracownika (nowego stosunku pracy) należy założyć nowe akta osobowe. Jeśli jednak pracodawca złoży za niego raport informacyjny ZUS RIA, skutkujący skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej ze stosunku pracy zawartego przed 1 stycznia 2019 r. – do lat 10 – to należy kontynuować dotychczasową teczkę osobową. Jeśliby jednak poprzedni stosunek pracy został rozwiązany z dniem 31 grudnia 2018 r., a kolejna umowa o pracę została zawarta w dniu 1 stycznia 2019 r. lub później – należy założyć odrębne akta osobowe bez możliwości zastosowania ww. wyjątku.
Warto do tego zwrócić uwagę na to, że raport informacyjny ZUS RIA dotyczy stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. i składa się go po zakończeniu stosunku pracy, wraz z wyrejestrowaniem byłego pracownika z ubezpieczeń społecznych. Aby więc móc skorzystać z możliwości kontynuowania akt osobowych pracownika zatrudnionego w poprzednim oraz w obecnym reżimie prawnym, w jego zatrudnieniu powinien być choć jeden dzień przerwy, aby pracodawca miał możliwość wyrejestrowania go z ZUS i złożenia tego raportu.
Czy faktycznie różne terminy zniszczenia dokumentacji pracowniczej wykluczają prowadzenie jednych akt osobowych dla jednego pracownika?
Z punktu widzenia praktyka uważam, że przytoczone powyżej przepisy są nieracjonalne. Zakładanie kolejnych akt osobowych dla jednego pracownika spowoduje dodatkowe koszty dla pracodawcy związane ze skompletowaniem dokumentacji, w znacznej mierze pokrywającej się z dotychczasową teczką osobową, a ponadto koszty związane z przechowywaniem dwóch (zdublowanych) kompletów akt osobowych.
O ile logiczne jest sporządzanie nowej dokumentacji pracowniczej związanej z ewidencją czasu pracy, czy urlopami wypoczynkowymi – bezpośrednio związanymi z danym stosunkiem pracy – to zakładanie drugiej teczki osobowej mija się z celem. Dokumentacja zawarta w aktach osobowych jest oznaczona datami i numerami wpisu, co jednoznacznie pozwoli na weryfikację i zniszczenie konkretnych dokumentów, odpowiednio po upływie 10 lub 50 lat. Ponadto pracodawca może dla kolejnego stosunku pracy, w poszczególnych częściach dotychczasowej teczki osobowej, założyć dodatkowe spisy dokumentów, ułatwiające rozdzielenie dokumentacji i jej późniejsze zniszczenie.
Czy stanowisko organów kontrolujących pracodawców będzie bardziej przychylne (praktyczne) niż przepisy? Czas pokaże.
r. pr. Małgorzata Rainsz