Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowelizacja przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wskazują, że pracodawca dokumentację pracowniczą (w tym ewidencję czasu pracy) może prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.
W § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ustawodawca wymienił dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k. p.),
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k .p.),
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k .p.),
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k. p.),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140(1) 1 k. p.),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140(1) 2 k. p.),
c) dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k. p.),
- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151(3) p.),
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d) zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k. p.),
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k .p.).
Powyższy wykaz jest katalogiem zamkniętym i nie zawarto w nim harmonogramu czasu pracy ani rejestrów czasu pracy (list obecności).
Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego zostały wymienione jako odrębny zbiór (niezależny od ewidencji czasu pracy).
r. pr. Małgorzata Rainsz