Wielu naszych klientów pyta nas jaką dokumentację pracowniczą należy prowadzić w zakresie urlopów wypoczynkowych?
Czy wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego powinny być na piśmie? My odpowiadamy: I tak i nie.
Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (§6 pkt 2). Oznacza to, że dokumentacja taka jest obowiązkowa i powinna być przechowywana przez pracodawcę odpowiednio przez 10 lub 50 lat – o tym przeczytacie Państwo TU. Warto też zwrócić uwagę, że nie wchodzi ona w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.
Co powinna zawierać dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi? Ustawodawca tego nie wskazał. Co do zasady wnioski urlopowe nie są więc obowiązkowe. Pracodawca musi jednak posiadać stosowne wykazy/ewidencje, z których będzie wynikać stan urlopów wypoczynkowych, na podstawie którego będzie można ustalić, czy urlopy wypoczynkowe są wykorzystywane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a w przypadku zakończenia zatrudnienia – za ile dni/godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent.
Dużym problemem pracodawców jest konieczność prowadzenia i przechowywania obszernej dokumentacji pracowniczej. Ponieważ naszym zdaniem wnioski urlopowe są ważne (dla celów dowodowych!), to w przypadku pracodawców, którzy nie stosują wniosków elektronicznych, proponujemy zaprowadzenie papierowej Karty urlopowej, na której pracownik będzie wpisywać dni/godziny urlopu, o które wnioskuje, przy jednoczesnym rozliczaniu stanu urlopu przez pracodawcę. Wzór Karty możecie Państwo pobrać stąd: Karta urlopowa
r. pr. Małgorzata Rainsz